Una de las herramientas más utilizadas en las empresas para recoger información son los formularios. Los formularios pueden ser extensos o contener una pocas preguntas. También pueden dirigirse al público externo a la empresa o a los propios trabajadores.

El programa o aplicación más adecuado variará necesariamente en función del número de preguntas, la temática o el público al que están dirigidos los formularios.

Aquí tenéis mi selección:


Microsoft Word

Esta es la opción más sencilla. Word incluye una gama de controles que permiten crear formularios muy completos. Con la opción “Restringir edición” protegeremos el formulario, sólo permitiendo a las personas que lo reciban rellenar los campos.

Obviamente, la gran ventaja de los formularios hechos con Word es la sencillez. Cualquiera que conozca mínimamente el funcionamiento de Word aprenderá a crear formularios en pocos minutos.

Como principales desventajas está la posibilidad de que el documento sea modificado si el receptor que lo abre tiene una versión diferente. Además, está la cuestión de tener que pasar posteriormente de manera manual las respuestas a Excel.


Adobe Acrobat Standard (o Pro)

Personalmente, opino que esta es la mejor solución para formularios largos, de temática formal y dirigidos a personas externas a la empresa.

Acrobat Standard nos permite crear formularios en pdf que el receptor, una vez rellenados, podrá guardar en su ordenador y, posteriormente, enviar las respuestas directamente haciendo clic en un botón. Nosotros recogeremos las respuestas automáticamente en una base de datos de Adobe que podremos exportar a un excel.

Esta solución requiere un poco más de tiempo para llegar a dominarla adecuadamente. Además, tiene como desventaja el hecho de que hay que comprar el programa.

Como grande ventajas está, principalmente, la cuestión de no tener que pasar manualmente las respuestas a un Excel. Además, como se trata de un pdf, evita el problema de que el documento sea modificado como ocurría con Word.


Google Docs

Google Docs incluye la opción de crear formularios online. El formulario puede incrustarse en nuestro Web o bien podemos indicar la URL mediante un enlace.

Como grandes ventajas indicaré que 1) es gratuito, 2) permite una gran variedad de controles y 3) las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo similar al Excel.

Como grandes desventajas, yo señalaría que 1) no es muy adecuado para formularios muy largos, ya que deben rellenarse de una sola vez, 2) no permite al receptor guardar sus respuestas y 3) dominarlo adecuadamente requiere una cuantas horas.

También es importante indicar que existen unas plantillas predefinidas entre las que podremos elegir para dar cierta personalidad a nuestro formulario, pero no se puede customizar a nuestro gusto. Esto quiere decir, principalmente, que no podremos incluir nuestro logo. Para esto hay dos posibles soluciones: o bien incrustar el formulario en nuestro Web o bien crear un Google Site a nuestro gusto y, allí, incrustar el formulario. Todo bastante complejo.


SurveyMonkey

SurveyMonkey es otra solución para formularios online. Hay una versión gratuita y otra de pago. La gratuita se queda muy por detrás de Google Docs, por lo que sólo hablaré de la versión de pago, de unos 300€ al año.

SurveyMonkey resuelve casi todos los inconvenientes de Google Docs. Permite customizar los formularios, los receptores pueden rellenarlos en diversos momentos e imprimirlo en formato pdf. No obstante, no se pueden guardar las respuestas.

Además de esto, esta solución ofrece una gama más completa de comandos y la creación de filtros que pasan al receptor de una pregunta a otra en función de su respuesta. También, y tal vez esta sea la gran ventaja, SurveyMonkey analiza automáticamente las respuestas, aunque también podemos exportarlas a Excel o Spss si preferimos realizar el análisis nosotros mismos.


Microsoft Access

Mediante Access, podemos crear una base de datos que contenga los campos que deseamos que los receptores rellenen, además de los e-mails de éstos. Después, se envía de una manera similar a como se hace la combinación de correspondencia de Word, de manera que los receptores recibirán un e-mail enviado a través de Outlook con los campos de nuestra base de datos. Los receptores sólo tienen que rellenarlos y responder a nuestro e-mail.

Resulta bastante sencillo y barato si ya tenemos instalado Microsoft Office, pero como inconveniente debe indicarse que únicamente permite rellenar campos, pero no pueden incluirse desplegables, etc.


Doodle

Finalmente, para formularios muy cortos dirigidos a los propios trabajadores o a un grupo de conocidos para elegir días, horas o lugares de reunión (por poner un ejemplo), tenemos los “formularios” online de Doodle. Como cualquiera puede ver y editar las respuestas de los otros, es mejor utilizarlo únicamente entre compañeros.

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